Апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує юридичну чинність офіційного документа для використання за кордоном. Він засвідчує справжність підпису, посади особи, яка підписала документ, та, у деяких випадках, автентичність печатки установи. Апостиль використовується між країнами, які приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року, і дозволяє значно спростити легалізацію документів.
Основна мета апостиля — підтвердження того, що документ, виданий в одній країні, є дійсним в іншій. Без нього іноземні установи можуть не прийняти документи або вимагати складної консульської легалізації.
Апостиль найчастіше потрібен для:
- свідоцтв про народження, шлюб або розлучення;
- судових рішень;
- нотаріальних документів;
- довідок про несудимість;
- освітніх документів (дипломів, атестатів);
- довіреностей та заяв.
Процедура апостилювання залежить від типу документа та органу, який його видав. В Україні апостиль проставляється не судами і не нотаріусами, а спеціально уповноваженими державними органами.
Загальний порядок виглядає так:
- Підготовка оригіналу документа або його нотаріальної копії.
- Подання документа до відповідного органу.
- Перевірка автентичності підпису та печатки.
- Проставлення апостиля у вигляді штампа або електронної відмітки.
- Отримання готового документа для використання за кордоном.
В Україні функції проставлення апостиля розподілені між різними органами залежно від виду документа. Міністерство юстиції України — документи, видані судами, нотаріусами та органами юстиції. Міністерство закордонних справ — документи дипломатичних установ та консульств. Міністерство освіти і науки — освітні документи (дипломи, атестати, сертифікати).
Таким чином, апостиль не може бути проставлений будь-якою установою або приватною особою — це виключно державна процедура. Якщо вам потрібен апостиль в Україні, радимо звернутися до адвокатського бюро «Правда».
Існує низка особливостей, які необхідно враховувати при оформленні апостиля. По-перше, апостиль проставляється тільки на документи, видані в офіційній формі. Якщо документ пошкоджений або містить виправлення, у проставленні апостиля можуть відмовити.
По-друге, апостиль діє лише в країнах-учасницях Гаазької конвенції. Якщо країна не входить до цієї конвенції, потрібна консульська легалізація. По-третє, для використання документа за кордоном часто потрібен переклад. У багатьох випадках переклад також має бути нотаріально засвідчений.
По-четверте, у різних органів різні строки оформлення. Вони можуть варіюватися від кількох днів до кількох тижнів залежно від навантаження та типу документа.
